Gestão Unificada de Ficheiros de Projeto
Para os programadores e gestores de projetos, o termo "Gestão de Projetos" significa muitas vezes lidar com várias ferramentas: um quadro Kanban para tarefas, uma folha de cálculo para orçamentos e um serviço de cloud externo (como o Google Drive ou o Dropbox) para artefactos. Esta fragmentação cria um custo operacional significativo: o tempo gasto a procurar, verificar versões e gerir a segurança em repositórios de ficheiros distintos.
A Plataforma de Gestão de Recursos de Projeto (PRM) foi criada para eliminar este custo, tornando o quadro do projeto a fonte definitiva de informação tanto para atividades como para artefactos. Introduzimos um sistema proprietário de Gestão Unificada de Ficheiros de Projeto que elimina os silos de ficheiros externos.
1. O Problema: Inventário Descentralizado de Projectos
Antes da integração, os artefactos do projeto criavam dois grandes problemas:
- Ambiguidade de Versão: Sem uma ligação central e segura, as equipas perdem tempo constantemente a confirmar se estão a trabalhar com a versão mais recente do contrato, do protótipo de design ou do documento de âmbito.
- Lacunas de Segurança: Gerir o controlo de acesso aos ficheiros separadamente do Controlo de Acesso Baseado em Funções (RBAC) do projeto cria vulnerabilidades de segurança e problemas de conformidade.
O nosso objetivo era garantir que, se um utilizador tivesse acesso a uma tarefa, teria acesso imediato e seguro aos ficheiros relacionados, e nada mais.
2. A Solução: Associação Contextual de Artefactos
A nossa nova funcionalidade, visível na vista "Detalhes do Projeto" do Hub de Projetos, garante que os ficheiros são criados e armazenados exatamente onde são relevantes, ligando o artefacto diretamente ao contexto financeiro e operacional.
Temos agora três fluxos de trabalho distintos e automatizados para criar tarefas (cartões) e associar ficheiros:
- Diretamente na Página de Quadros: A criação manual de tarefas é perfeita, permitindo aos utilizadores anexar ficheiros que são imediatamente reencaminhados para a subpasta correta.
- Via Hub de Projectos: As tarefas aqui criadas herdam automaticamente todas as definições de segurança ao nível do projecto.
- Automação de Tickets de Cliente: Um cliente que envia um ticket cria instantaneamente um cartão de tarefa, iniciando o fluxo de execução.
Como é Mantida a Integridade dos Ficheiros:
- Nível de Projeto Repositório: Na criação de um projeto, é estabelecida uma Pasta de Repositório de Projeto dedicada e segura. Todos os ficheiros, notas e dados da equipa são associados instantaneamente aqui.
- Contexto ao nível do cartão: Quando um utilizador adiciona um anexo a um Cartão (Tarefa), é criada automaticamente uma Pasta de Cartões única dentro do Repositório de Projeto principal. Isto garante que os ficheiros são sempre rastreáveis até à tarefa específica que os gerou.
- Acesso Unificado: Todos os ficheiros do projeto — tanto os ficheiros existentes como os anexos de tarefas — podem ser acedidos e geridos instantaneamente diretamente através da página de detalhes do Project Hub, proporcionando acesso com um único clique aos membros da equipa.
Ao unificar o inventário de ficheiros do projeto sob o mesmo modelo robusto de segurança e dados que rege os registos de tempo e os orçamentos financeiros, oferecemos não só eficiência, mas também integridade auditável. Estamos a ajudar as equipas a superar a logística de arquivo para se concentrarem inteiramente na execução.
