Einheitliches Projektdateimanagement
Für Entwickler und Projektmanager bedeutet „Projektmanagement“ oft, mit mehreren Tools zu jonglieren: einem Kanban-Board für Aufgaben, einer Tabellenkalkulation für Budgets und einem externen Cloud-Dienst (wie Drive oder Dropbox) für Artefakte. Diese Fragmentierung verursacht erhebliche Betriebskosten: die Zeit, die für die Suche, Versionsprüfung und Sicherheitsverwaltung in den verschiedenen Dateispeicherorten aufgewendet wird.
Die Projektressourcenmanagement-Plattform (PRM) wurde entwickelt, um diese Kosten zu reduzieren, indem das Projektboard zur zentralen Informationsquelle für Aktivitäten und Artefakte wird. Wir haben ein eigenes Einheitliches Projektdateimanagement-System eingeführt, das externe Dateisilos beseitigt.
1. Das Problem: Dezentrales Projektinventar
Vor der Integration führten Projektartefakte zu zwei großen Problemen:
- Versionsunsicherheit: Ohne eine zentrale, sichere Verbindung verschwenden Teams ständig Zeit damit, zu überprüfen, ob sie mit dem aktuellsten Vertrag, Designentwurf oder Scope-Dokument arbeiten.
- Sicherheitslücken: Die separate Verwaltung der Zugriffskontrolle für Dateien von der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) des Projekts führt zu Sicherheitslücken und Compliance-Problemen.
Unser Ziel war es sicherzustellen, dass Benutzer, die Zugriff auf eine Aufgabe haben, sofortigen und sicheren Zugriff auf die zugehörigen Dateien erhalten – und auf nichts anderes.
2. Die Lösung: Kontextbezogene Artefaktzuordnung
Unsere neue Funktion, sichtbar in der Projektansicht „Projektdetails“ des Projekt-Hubs, stellt sicher, dass Dateien genau dort erstellt und gespeichert werden, wo sie relevant sind. So wird das Artefakt direkt mit dem finanziellen und operativen Kontext verknüpft.
Wir bieten nun drei separate, automatisierte Pipelines zum Erstellen von Aufgaben (Karten) und zum Zuordnen von Dateien:
- Direkt auf der Board-Seite: Die manuelle Aufgabenerstellung erfolgt nahtlos. Benutzer können Dateien anhängen, die sofort in den richtigen Unterordner verschoben werden.
- Über den Projekt-Hub: Hier erstellte Aufgaben übernehmen automatisch alle Sicherheitseinstellungen auf Projektebene.
- Automatisierte Kundenticketbearbeitung: Wenn ein Kunde ein Ticket einreicht, wird sofort eine Aufgabenkarte erstellt und der Bearbeitungsprozess gestartet.
Wie die Dateiintegrität gewahrt wird:
- Projektebene Repository: Bei der Projekterstellung wird ein dedizierter, sicherer Projekt-Repository-Ordner angelegt. Alle Dateien, Notizen und Teamdaten werden hier automatisch verknüpft.
- Karten-Kontext: Wenn ein Benutzer einer Karte (Aufgabe) einen Anhang hinzufügt, wird automatisch ein eigener Kartenordner im Haupt-Projekt-Repository erstellt. Dadurch ist sichergestellt, dass Dateien immer der jeweiligen Aufgabe zugeordnet werden können, die sie erzeugt hat.
- Einheitlicher Zugriff: Alle Projektdateien – sowohl vorhandene Dateien als auch Aufgabenanhänge – können direkt über die Detailseite des Projekt-Hubs aufgerufen und verwaltet werden. Teammitglieder haben so mit einem Klick Zugriff.
Durch die Vereinheitlichung des Projektdateibestands unter demselben robusten Sicherheits- und Datenmodell, das auch für Zeiterfassung und Finanzbudgets gilt, bieten wir nicht nur Effizienz, sondern auch prüfbare Integrität. Wir helfen Teams dabei, die Dateilogistik hinter sich zu lassen und sich voll und ganz auf die Ausführung zu konzentrieren.
