Die zentrale Leistung der PRM-Plattform besteht darin, einen einheitlichen Datenfluss zu schaffen, der den Projektaufwand in unmittelbare finanzielle Fakten umwandelt.
Dadurch werden Datenverzögerungen vermieden und dem Administrator absolutes Vertrauen in alle angezeigten Zahlen gegeben.
Finanzielle Integrität: Von der Kundenanfrage zur revisionssicheren Wahrheit
I. Etablierung des finanziellen Ankers (Kunden → Projekte → Budgets)
Der Prozess der finanziellen Integrität beginnt auf Organisationsebene und stellt sicher, dass jede Arbeit korrekt kontextualisiert und begrenzt wird.
1. Kunden: Jedes Projekt muss mit einem einzelnen Kunden verknüpft sein. Dies gewährleistet korrekte Abrechnungssätze und Währungseinstellungen und kontextualisiert alle zukünftigen Supportanfragen über den Helpdesk.
2. Projekte: Das Projekt dient als zentrale Drehscheibe und konsolidiert alle Aktivitäts- und Finanzdaten.
3. Budgets: Dem Projekt wird ein Gesamtbudget zugewiesen. Dieser entscheidende erste Schritt legt die Schwelle für die gesamte nachfolgende Anomalieerkennung fest. Dies ist die erste Kennzahl, die das Benachrichtigungscenter überwacht, sodass Sie sofort benachrichtigt werden, sobald die Auslastung einen kritischen Prozentsatz überschreitet.
II. Die Ausführungs-Engine (Aufgaben → Zeitaufwand der Benutzer für Aufgaben)
Hier wandelt die Plattform die Rohdaten der Ausführung in quantifizierbare Kostendaten um.
4. Aufgaben (Kanban-Karten): Aufgaben sind die kleinsten Bausteine des Projekts. Unabhängig davon, ob eine Aufgabe intern erstellt oder automatisch aus einem Kundenticket generiert wird, stellt sie die unterste Ebene der nachvollziehbaren Arbeit dar.
5. Zeitaufwand der Benutzer für Aufgaben: Dies ist das wichtigste Glied in der Kette. Wenn ein Benutzer Arbeitszeit für eine bestimmte Aufgabe erfasst, wird der Zeiteintrag sofort mit folgenden Informationen angereichert:
Der vom Benutzer festgelegte Stundensatz (aus den Personalakten).
Die zugehörige Projekt- und Kunden-ID.
Die Art der Tätigkeit (z. B. Entwicklung, Support, Qualitätssicherung).
Sobald der Benutzer auf „Speichern“ klickt, werden die Rohdaten des Zeiteintrags sofort in Kosten umgerechnet, die dem Projektbudget belastet werden. Es ist kein Warten auf einen nächtlichen Batch-Job oder eine wöchentliche Tabellensynchronisierung erforderlich.
III. Die Echtzeit-Finanzübersicht
6. Finanzdetails in Echtzeit
Durch die Integration der Finanzkosten in jeden Zeiteintrag wird das gesamte System zu einem Business-Intelligence-Tool in Echtzeit.
Sofortige Transparenz: Das globale Dashboard und das Dashboard für Projektstatistiken zeigen die neu erfassten Zeiten sofort an und aktualisieren die Diagramme „Budget vs. Ausgaben“ sowie die Auslastungsprozentsätze für das gesamte Portfolio.
Reaktive Analyse: Diese Datenintegrität ermöglicht die leistungsstarke Filterung. Ein Administrator kann die Rohdaten (Zeiteinträge) gleichzeitig nach Benutzer, Datum, Kunde und Projekt filtern. Die reaktiven Datentabellen aggregieren dann die Kosten nur dieser spezifischen Einträge und zeigen die Gesamtkosten in der Fußzeile an. So lassen sich komplexe, mehrdimensionale Finanzfragen in Millisekunden beantworten.
Keine Unklarheiten: Da der Datenfluss konsolidiert ist, gibt es keine Unklarheiten bei der Kostenverteilung. Jede Stunde, jeder Euro ist transparent mit der ursprünglichen Aufgabe, dem Benutzer und dem Kunden verknüpft.
IV. Der letzte Schritt: Export der prüfbaren Wahrheit
7. Finanzberichte exportieren
Die letzte Phase der finanziellen Integrität ist die Fähigkeit, die verifizierte Wahrheit zu präsentieren und zu teilen.
Nachweisbare Daten: Nach der Durchführung komplexer Analysen mithilfe der Filterfunktionen kann sich der Administrator nun auf die Universelle Datenexportfunktion verlassen.
Die in Echtzeit bearbeiteten und verifizierten Zahlen werden exportiert.
Universelle Portabilität: Ob Sie einen vollständig formatierten PDF-Auszug für einen Kunden, eine XLSX-Datei für Ihre Finanzabteilung oder eine CSV-Datei für eine Präsentation vor dem Vorstand benötigen – die Plattform stellt sicher, dass die gesamte Datenintegritätskette vom Kunden bis zu den Endkosten im Export erhalten bleibt.
Dieser einheitliche Ansatz gewährleistet, dass Sie jederzeit die Kontrolle behalten und jede finanzielle Frage sofort beantworten können.
